テレワークのITツールと活用ポイント

コロナウイルスの影響で様々なテレワーク用のITツールが出ていますが、どれを選択すれば良いのでしょうか。

自社の事業内容や社内体制により適したITツールがありそうなので、比較してみていきましょう。

テレワークで活用する主なITツール

テレワークでは色々なITツールを活用しますが、最近は複数の機能が統合されているものが多く選ぶのが大変ですが、主に以下の様な種類があります。

これらツールの特徴を見ていきましょう。

グループウェア

主なグループウェアの種類

グループウェアは社員が基本的な情報を共有するためのツールです。

一般的には、メール、スケジュール、設備予約、ワークフロー、掲示板、タイムカード、等の機能があります。

社内掲示板は、会社から社員へのお知らせや、社内共有情報の保管場所リンクを目次リンクで掲示したりします。

社員がチームとして効率的に働くにはこのようなツールを上手く使っていく必要がありますね。

サイボウズの様に複数の機能がパッケージにされたタイプ、G Suiteの様にGoogleが無料で公開しているツールを企業版として管理可能にしたタイプ等があります。また、ユーザー自身がノンプログラミングで業務アプリを作成していく、kintoneのようなものもあります。

企業や取引先の状況により使いやすいタイプを選択します。

チャットソフト

主なチャットソフトの種類

プライベートでもLINEやFacebook Messenger等のチャットを良く使用しますが、プライベート用と企業用とを混ざて使用すると情報漏洩のリスクがあります。

チャットソフトは、メールの様に正式な連絡ではなく、ちょっとした情報共有、質問、依頼等に活用できます。

社内で有機的に情報を共有するコンサルティング事業ようなビジネスで大きな成果が得られます。

オンラインストレージ（クラウドストレージ）

ファイルをメール添付でやり取りしているとセキュリティの問題や、最新版の管理が出来なくなるなど多くの不具合が発生します。

これらを解決してくれるのがオンラインストレージです。

オンラインストレージは様々なものがあります。セキュリティ、同期のスピード、保存するアプリとの相性、フォルダ毎の権限設定、外部者との共有、等、多くの比較する視点があります。

また、Dropbox、Google ドライブ、OneDrive、の様に個人で利用できる個人版があります。これとは別で企業で契約する企業版があります。

企業の社員等として情報共有するか、個人として共有するか、で利用方法やセキュリティに違いが出てきます。

WEB会議ツール

WEB会議ツールはネットを通じて動画でコミニケーションをとることが出来るツールです。会話だけでなく、録画、画面の共有、ホワイトボード、等の様々な機能があります。

zoomはアカウントが無くても参加できることや、通信容量が少ないため通信が比較的安定していることが特徴です。
専用のソフトをPCやタブレットにインストールする必要があります。無料版では3人以上のミーティングは40分までと制限されます。

Skypeのメリットはwindows10に初めからインストールされています。アカウントが無くてもゲストで参加可能となっています。

Google Duoは、電話番号でユーザーを特定します。利用するには相手の電話番号を知っている必要があります。

Meet は、Googleのアカウントを持つユーザーと簡単にWEB会議が可能です。

Teamsは予めチームに登録したユーザーとのみWEB会議が可能です。

Wherebyはソフトのインストールなどが不要で気軽に利用できます。

WEB会議のよくあるトラブル

WEB会議は稀にトラブルも発生しています。「上手く接続出来ない」「映らない」「途切れる」「プライバシー」「セキュリティ」といったものです。

顧客との接続に３０分位掛かってしまった、とか、結局音声が聞き取りずらいので電話での会話になってしまったといったケースは良くあります。

特に注意すべき点は以下のようなものがあります。

テレワーク実施の注意点

テレワークは社内だけでなく、社外との情報交換やコミニケーションが発生することもあるため、顧客、取引先、外注先、等の状況によって複数使い分けることが重要です。その為には複数のツールを使えるように社内で利用方法やルール等を整備しておくことも重要です。

また、自宅やサテライトで仕事をすることとなるため、セキュリティ対策や規則の整備をしておく必要があります。