業務効効率化を実現するITツールとは

ＩＴツールで成果を出すために

ＩＴツールとは

IT化により業務効率を実現するためには、過去はIT企業に依頼してシステム開発するしかありませんでした。 近年は、様々な機能を持ったITが道具（ツール）化されていて、活用し易くなってきています。 インターネット経由で利用するクラウド型のITツール等も増えてきました。 そもそもITツールという言葉が出てきたのは、「IT導入補助金」の影響が大きいので、キーワード検索して頂ければと思いますが、このような理解でよろしいかと思います。

ITツールは、WEBサイトの様なものから、顧客管理システム、販売管理システム、予約システム、会計システム、RPA、等様々なものがあります。 ITツールは人が利用し効果を出すものであるため、使い方や工夫により、より大きな効果を出す事も期待できます。

ＩＴツールは「選択」、「導入」、が重要

ITツールは、数が多いため自社に「適したものを選択」する必要があります。自社の業務に合わないITツールを選んでしまうと逆に業務を増やしてしまう結果となってしまいます。 そして、現状の業務に上手く適合させていくために導入作業を実施します。つまり、ITツールを活用するには初期段階が重要という事です。

ＩＴツール「選択」時の注意点

準備段階で業務をマニュアル化しておく

IT企業に対して、機能の質問をする時や、カスタマイズを依頼する時に、自社の業務の作業内容が明確になっていないと間違えや漏れの原因になります。 マニュアル作成時はシステム担当者だけではなく、現場作業に係る社員全員と情報共有し、確認をすることが重要です。 マニュアルはコンサルタント等に相談し、「IT化」と「業務改善」の両視点から作成すれば更に効果が期待できます。

デモや体験版を実施する

ITツールの良い点は、システムの開発とは違い、既に製品が完成しているところです。その為、デモや体験版がし易いといったメリットがあります。可能な限りIT企業に依頼し実施するようにしましょう。 複数社のものを比較しメリット・デメリットを把握することも重要です。

ＩＴツール「導入」時の注意点

カスタマイズを見込む

ITツールはそのままでは、活用しづらい場合があります。データ項目、入力フォーム、出力方法等、業務に適した形でカスタマイズすることが多々あります。 この様なカスタマイズに関して、IT企業と事前に内容や費用を相談しておく必要があります。

社員教育を計画的に実施する

導入したITツールは関係する社員全員が使えるようになる必要があります。自社内のITリテラシーを把握し、レベルアップすべき内容を検討していきます。 そして、IT企業によるトレーニングや社内勉強会を定期開催し、出来るだけ早期に全員が活用できるようにする必要があります。