業務をIT化で効率化するポイント

IT活用

一般的なIT化の手順

一般的にIT化は、「業務分析・把握」、「IT調達」、「IT導入」という手順で進めます。
「業務分析・把握」では、会社の部署毎の業務の内容を分析し把握します。現場からのヒアリングが重要になります。
「IT調達」では、必要となる機能を要件定義し、ベンターに対してでの開発、ITツールのカスタマイズ等を実施します。
「IT導入」では、調達したITのテストや従業員への説明、サポート体制の構築等を実施します。

手順を間違うとIT化に失敗する

重要な点は、「業務分析・把握」が初めに来ている事です。
つまり、業務分析・把握の工程で失敗すると、どんなに良いITを調達したとしても失敗する結果になります。

IT活用による業務効率化は見える化からスタート

会社全体の業務を見える化する

まずは会社全体の業務を見える化し、把握することが重要です。
全体を把握することで抜け漏れ防止や関連性の把握に繋がります。
以下は、DMM(Diamond Mandara Matrix)をシンプルにした図です。部署毎の業務を洗い出す際に有効です。

IT化する部署の情報の流れを可視化

情報の流れを見える化する

例えば営業部をIT化する場合、DFD(Data Flow Diagram)を活用し営業部の情報の流れを可視化します。
現状の情報の流れを把握することでIT化すべき箇所や方法が明確になります。
IT化に失敗しないためには、業務を洗い出し見える化することが重要になります。
*以下はDFDのイメージ図

詳細な業務分析が良いRFPの作成に繋がる

RFPはIT企業との間の証拠書類

RFP(Request For Proposal)IT企業に開発やカスタマイズを依頼する提案依頼書です。
最近はクラウドソーシング等も身近になり、IT企業に提案依頼をするケースが多くなっています。

RFPが重要な理由

RFPに不備があると以下の問題を引き起こすことがあります。

◆完成したシステムに不備があった場合に自社の責任になる

RFPは完成したシステムに不備があった際の証拠書類となります。RFPに記載されている性能が満たせていない場合はIT企業の責任となり、

記載されていない性能が満たせていない場合は自社の責任となります。

◆IT企業から良い提案が来ない

一方で、要求内容に細かな制約が多すぎたり、実現性が低い無いようであると、良い提案が来ない可能性があります。
つまり、適切な「業務分析・把握」により必要な要求性能が記載(要件定義)されている必要があります。

西川 智哉

1978 年生まれ、大学卒業後化学品製造会社、専門商社で勤務。営業、開発、総務、企画の業務を経験。経営コンサルタントとして、年間400超の案件及び経営相談を...

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